Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen wordt steeds belangrijker. Ook in de Drechtsteden. Servicegemeente Dordrecht wil hier samen met de regiogemeenten een impuls aan geven – aan de hand van het Manifest MVOI. Door dit handvest en de bijbehorende actieplannen wordt het een stuk makkelijker om de goede inkoopkeuzes te maken. Hoe gaat dit in zijn werk? Welke thema’s spelen er in de gemeenten? En wat is de rol van SGD? We geven een inkijkje in deze mooie ontwikkeling.
Een intensieve samenwerking
Gemeente Dordrecht is een ‘manifestpartij’ van het eerste uur: het college ondertekende direct bij de lancering in 2022. Voor de volgende stap sloeg Beleidsadviseur Economie Janno Heinen de handen ineen met SGD’s Senior Inkoopadviseur Annelies Verschuur-Oudshoorn. Hun doel? Samen een succes maken van MVOI. Draagvlak creëren, de zes MVOI-thema’s én een ‘bonusthema’ goed inbedden in de organisatie en alles toepassen in de praktijk. Dit doen ze met het project ‘Inkopen doe je samen’. “Waar we voorheen vooral vragen stelden, kunnen we als SGD nu echt advies geven – dankzij de duidelijke kaders.”
Waarom heeft gemeente Dordrecht het manifest ondertekend?
Annelies: “In 2019 heeft elke Drechtstedengemeente het regionale inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Een van de doelen die daarin stond: bijdragen aan duurzaamheidsambities. Dordrecht deed al veel op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen, maar dat ging nog niet gestructureerd en uniform.” Janno: “Ja, we werkten vrij versnipperd. We hadden alleen doelen op organisatieniveau en er was soms grote afstand tussen beleid en uitvoering. Het manifest ondertekenen was een concrete stap om die twee dichter bij elkaar te brengen. Daar wilden we al mee aan de slag, dus eigenlijk kwam het precies op het goede moment.”
Kunnen jullie iets meer vertellen over de thema’s?
Annelies: “De eerste drie thema’s uit het manifest gaan vooral over het milieu en klimaat, de laatste drie vooral over mensen. Gemeente Dordrecht heeft hier nog een zevende thema aan toegevoegd: lokaal inkopen." Janno: “We vinden het belangrijk dat het geld dat we uitgeven, terechtkomt in de eigen regio. Zo stimuleren we de lokale economie.”
En hoe vertaalt zich dat in een actieplan?
Annelies: “Met zo'n algemeen duurzaamheidsdoel konden medewerkers weinig. In het actieplan geven we daar eindelijk invulling aan. We vertalen de thema's naar doelstellingen van de gemeente Dordrecht en concrete uitgangspunten. Die collega’s wél kunnen toepassen bij lopende projecten en aanbestedingen.” Janno: “Het betekent dat we het regionale inkoopbeleid dat er lag kunnen concretiseren. En tot een inkoophandboek kunnen komen dat iedere collega kan raadplegen voor verantwoorde aanbestedingen. Het MVOI en de zes thema’s zijn hierbij een mooi vliegwiel. Plus: ze sluiten perfect aan bij onze bestaande ambities. We willen bijvoorbeeld klimaatneutraal zijn in 2040.”
Wat is het Manifest MVOI (2022-2025)?
Hoe draag je als gemeente bij aan een betere wereld? Onder meer met het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Bij dit overheidsinitiatief zijn inmiddels ruim 90 organisaties aangesloten. Waaronder gemeente Dordrecht en Papendrecht. Gemeente Sliedrecht werkt ook aan de praktische vertaling van het manifest: een actieplan. De gemeenten dragen straks met hun inkopen bij aan oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Dit doen ze aan de hand van zes thema’s, die gekoppeld zijn aan de wereldwijde Sustainable Development Goals. Denk aan milieu, klimaat en diversiteit en inclusie.
Hoe vertalen die thema’s zich naar de praktijk?
Annelies: “Kijk naar het bestellen van kantoorartikelen. We willen dat dit heel efficiënt gebeurt, om kosten te besparen. Maar we vragen onszelf ook: hoe komen die leveringen hier zo klimaatneutraal mogelijk? En welke eisen stellen we aan de leveranciers? Verder kun je het thema diversiteit en inclusie heel goed toepassen in aanbestedingen voor communicatie-opdrachten. Zijn onze uitingen wel inclusief genoeg? Uiteindelijk willen we zoveel mogelijk maatschappelijke waarde creëren met de publieke middelen die we uitgeven.”
Werken jullie daarin ook samen met andere gemeenten?
Annelies: “Jazeker. Gemeenten hebben vaak eenzelfde soort inkoopbeleid. Tijdens de intensieve pressure cooker-sessie van PIANOo konden we echt van elkaar leren. Heel nuttig.” Janno: “We waren al een heel eind met ons actieplan, maar tijdens de sessie hebben we nog een aantal mooie stappen gezet. We hebben bijvoorbeeld goed kunnen nadenken over de borging van het project. Dat is voor zo’n grote organisatie als de onze extra belangrijk.”
_w1700_h1198_1.png)
Wat zijn nu de volgende stappen?
Janno: “Qua planning hebben we gekozen voor een iets langer tijdpad: de Dordtse aanpak. Het actieplan voor 2024/2025 is net vastgesteld in het college.” Annelies: “We gaan aan de slag met een aantal aanbestedingen binnen verschillende inkoopcategorieën. Daarin gaan we samen leren en experimenteren. Ook gaan we verder met beleidsadviseurs in gesprek: Wat zijn onze doelen? Waar moeten we aan voldoen? Wat zijn de ambities? Uit eerdere gesprekken bleek dat er behoefte is aan meer kennis en expertise op die gebieden. Daar ondersteunen we natuurlijk graag bij.”
En wat is er nog meer belangrijk voor de uitvoering?
Janno: “Ik denk dat enthousiasme het belangrijkste is. En intern draagvlak, ook van de opdrachtgevers. Want als zij de kaders stellen, moet er al rekening gehouden worden met onze maatschappelijke doelstellingen. Daarom hebben we ook geprobeerd iedereen zo goed mogelijk mee te nemen in dit hele proces. Wat me ook opviel tijdens de pressure cooker-sessie: sommige gemeenten hadden los van het manifest al fte’s gereserveerd voor de duurzamere inkoop. Dat is in Dordrecht nog niet zo, en is wel een wens.”
Hoe gaan de gemeente en SGD hierin samen op?
Annelies: “De gemeente is opdrachtgever en SGD projectleider. We voeren samen het project ‘Inkopen doe je samen' uit, stellen het MVOI-actieplan op en zorgen uiteindelijk voor de inbedding en uitvoering. Dit doen we ook graag voor de andere regiogemeenten, waarvoor SGD veel aanbestedingen begeleidt. De uitgangspunten van Dordrecht kunnen we dan bijvoorbeeld voorleggen en uitbreiden met gemeentespecifieke thema’s. Onderdeel van het actieplan is een MVOI-team: een kleine vaste schil en een flexibele schil van mensen met expertise op de verschillende thema’s. Janno en ik maken daar onderdeel van uit. Dus iedereen met vragen of ideeën kan bij ons terecht.
Hebben jullie nog MVOI-tips?
Janno: “Ik denk dat wij het meeste hebben gehad aan het feit dat het manifest is ondertekend. Dus dat er echt een bestuurlijke opdracht ligt.” Annelies: “Ja, dat is een stok achter de deur. Die hoeft niet per se vanuit het manifest te komen, maar het geeft wel urgentie aan. Dat je echt aan de slag wilt met de maatschappelijke thema’s.” Janno: “Het gaat ook om het goede voorbeeld geven. Laat zien dat je er zelf intern ook aan werkt, niet dat je alleen maatregelen van leveranciers verwacht.”
Ook aan de slag met MVOI? Neem contact op met Annelies Verschuur-Oudshoorn, senior inkoopadviseur Servicegemeente Dordrecht. Of meer weten over de Dordtse aanpak? Vraag het Janno Heinen, beleidsadviseur economie gemeente Dordrecht.
_w1700_h298_1.png)
De goede dingen doen
Gezien hun functie moésten Menno van Rosmalen, Programmamanager Duurzaamheid bij gemeente Papendrecht en Silvain Hamar de la Bretonière, Beleidsadviseur Duurzaamheid bij gemeente Sliedrecht wel iets doen met het MVOI. Hoe gaat dat tot nu toe? Wat vinden ze belangrijk voor hun gemeente? En wat is de status van hun actieplannen? “Door het manifest ga je over dingen nadenken. Het creëert bewustzijn.”
Hoe zijn jullie betrokken bij het manifest?
Silvain: “Het manifest geldt voor heel Nederland. Alle gemeenten zijn uitgenodigd om eraan mee te doen. Wij waren enthousiast en zijn toen samen met gemeenten Papendrecht en Dordrecht naar de pressure cooker-sessie van PIANOo geweest. Daar heeft Annelies van SGD ons echt supergoed doorheen geloodst. Zij is een beetje ‘de spin in het web’ wat betreft het MVOI en ondersteunt de gemeenten ook inhoudelijk.”
Geldt dat ook voor Papendrecht?
Menno: “Vanuit mijn rol als Programmamanager Duurzaamheid vind ik het natuurlijk belangrijk dat de gemeente aandacht besteedt aan dit thema. We hebben in Papendrecht geen centrale aansturing op het inkoopbeleid. Daardoor blijft het maatschappelijke en duurzame gebied onderbelicht. Het is fijn dat de SGD hier nu zo’n impuls aan geeft. Op een manier die heel goed werkt: met het manifest en de daaraan gekoppelde actieplannen. Zo hoeven we niet opnieuw het wiel uit te vinden.”
En Sliedrecht?
Silvain: “In Sliedrecht hebben we ook geen eigen inkoopadviseurs, en het manifest moeten we nog ondertekenen. Er lag al wel een actieplan uit een eerdere motie over MVOI. Maar dat is gelijk weer een laatje ingegaan. Door MVOI pakken we dit weer op en wordt het concreet én werkbaar.”
Hoever zijn jullie met het actieplan?
Menno: “Tijdens de pressure cooker-sessie hebben we een begin gemaakt. De opbrengsten wil ik laten controleren door de wethouder – om vast te stellen dat de inhoud klopt. Daarna moeten we het onderwerp verder borgen in de organisatie, met een projectgroep en kennissessies. Dat vraagt om tijd van collega’s, die we ook moeten afstemmen met het managementteam.” Silvain: “Voor ons geldt hetzelfde. En we werken ernaartoe om het manifest te ondertekenen. Die wens is er al vanuit de politiek en het bestuur.”
En wat heeft het werken met MVOI tot nu toe opgeleverd?
Silvain: “Tot nu toe goede onderlinge afstemming en zicht op wat er al gebeurt op MVOI-gebied. Met sessies hebben we bij collega’s van verschillende domeinen opgehaald wat ze al doen - zoals social return on investment (SROI). En wat blijkt: we staan er beter voor dan we dachten. We houden bij civiele aanbestedingen bijvoorbeeld al rekening met duurzaamheid en het klimaat.” Menno: “In ons collegeprogramma staat nu dat we voor 50% circulair willen zijn. Maar eigenlijk weten we nog niet wat dat betekent. Dankzij MVOI kunnen we antwoord geven op vragen als: Hoe gaan we dat monitoren en meten? Je krijgt grip op termen en thema’s. Dat merken we nu al.”
Op welke thema’s richten jullie je vooral?
Silvain: “Wij doen echt met alle thema’s iets. Wat precies, hangt van de aanbestedingen af.” Menno: “Voor ons is keuzes maken belangrijk. Hoe ziet onze organisatie eruit? Wat staat er in het collegeprogramma? Wat zijn onze doelen? We richten ons vooral op de thema’s waarbij we directe verbeteringskansen zien. In Papendrecht speelt SROI bijvoorbeeld een grotere rol dan diversiteit. Dan ligt onze focus nu eerst op SROI.”
Wat is er nog nodig om MVOI te laten slagen?
Menno: “We willen niet zomaar één MVOI-project heel goed doen, en dan weer tien slecht. Maar eigenlijk gaat het er ook niet om dat wij het als gemeente ‘goed doen’, maar om de impact die we kunnen maken.” Silvain: “Ja, die macht heb je pas op een groter schaalniveau. Pas als alle overheden dezelfde kant op gaan, heeft het effect. Wat dat betreft zie ik ook een rol voor de SGD in het regionale inkoopbeleid. Thee, koffie en papier worden bijvoorbeeld regiobreed ingekocht. Wat me ook echt bijgebleven is uit de pressure cooker-sessie is het statement: ‘Het belangrijkste verschil dat je kunt maken als inkoper, is iets niét inkopen’.”
Wat willen jullie meegeven aan anderen die hiermee aan de slag willen?
Silvain: “Het is heel fijn om richtlijnen te hebben die helpen om naar de toekomst te kijken. Want we moeten met z’n allen beter omgaan met het klimaat en milieu. Maar ook zorgen voor onze inwoners.” Menno: “Ook economisch is het belangrijk om duurzamere keuzes te maken. Bedenk: duurzaam inkopen is in het begin vaak duurder, maar over de hele looptijd juist goedkoper. Daar moet je over praten met iedereen die erbij betrokken is. En er de tijd voor nemen.”
